Direct naar de inhoud
Handleiding Beveiligd Dashboard Naar het dashboard
Handleiding Beveiligd Dashboard›Archief

Hoofdstuk 4

Archief

Waar u oudere inzendingen terugvindt, en hoe u met een registratienummer nagaat wanneer en hoe een klant heeft ondertekend.

7 stappenLeestijd ongeveer 4 minutenBijgewerkt op 18 augustus 2026

Waarvoor gebruikt u het archief?

Op de startpagina staan alleen uw laatste berichten. In het archief staan ook de oudere inzendingen. U zoekt ze op per dag en u downloadt het formulier met de bijlagen.

Het archief heeft nog een tweede taak. U kunt er een registratienummer opzoeken. Dan ziet u wanneer en hoe een klant een formulier heeft ondertekend. Dat is uw bewijs. Vraagt een klant later of hij wel getekend heeft? Dan zoekt u het hier op.

In het menu heet dit scherm Archief. U opent dit scherm rechtstreeks in het Beveiligde Dashboard.

Voordat u begint

U bent ingelogd in het Beveiligde Dashboard. Wilt u een registratienummer opzoeken? Houd dan het ondertekende formulier bij de hand. Het registratienummer staat onder aan dat formulier.

Zoeken op registratienummer kan alleen als u beheerder bent van uw kantoor. Bent u dat niet? Vraag dan een collega die dat wel is om het voor u op te zoeken.

Stappenplan

  1. Open het archief

    Klik in het menu op Archief.

    Het scherm opent. Bovenaan staat de titel Documenten met daaronder de zin Bekijk per dag welke berichten voor u klaarstaan en download direct uw formulier en bijlagen.
    Het hele archiefscherm. Links in het menu is Archief lichter gekleurd. Bovenaan de titel Documenten met de zin eronder, rechts de twee tellers en de knoppen om van maand te wisselen. Daaronder het blok Registratienummer opzoeken en onderaan de maandkalender.
    Afbeelding 1. Het archiefscherm met de titel Documenten.

  2. Lees de twee tellers rechtsboven

    Rechtsboven op het scherm staan twee getallen met een label eronder.

    • Totaal: het aantal berichten.
    • Actieve dagen: het aantal dagen waarop berichten zijn binnengekomen.
    De bovenkant van het archiefscherm. Links de titel Documenten met de zin eronder. Rechts twee tellers met daaronder de labels TOTAAL en ACTIEVE DAGEN, en daarnaast de knop Vorige maand, de maandnaam met het jaartal, en de knop Volgende maand.
    Afbeelding 2. De twee tellers en de knoppen om van maand te wisselen.

  3. Ga naar een andere maand

    Naast de tellers staan drie onderdelen. Links staat de knop Vorige maand. In het midden staat de naam van de maand die u nu bekijkt, met het jaartal erbij. Rechts staat de knop Volgende maand. Klik op de knop van de kant die u op wilt.

    Het scherm toont een andere maand. De naam in het midden verandert mee.

  4. Zoek op registratienummer

    Onder de titel staat het blok Registratienummer opzoeken met de uitleg Staat onder aan een ondertekend formulier. Hiermee ziet u wanneer en hoe de klant heeft ondertekend.

    Typ het nummer in het veld Registratienummer. In het veld staat als voorbeeld ABCD-1234-EF56-7890. Klik daarna op de knop Zoek.

    Het blok Registratienummer opzoeken. Onder de titel staat de uitleg dat het nummer onder aan een ondertekend formulier staat. Daaronder het invoerveld met het label Registratienummer en de voorbeeldtekst ABCD-1234-EF56-7890, met rechts de blauwe knop Zoek.
    Afbeelding 3. Het blok Registratienummer opzoeken met het invoerveld en de knop Zoek.
    Onder het zoekveld verschijnt een overzicht met acht regels. Daarin staat wanneer en hoe er is ondertekend.
    • Registratienummer: het nummer dat u heeft ingevuld.
    • Formulier: om welk formulier het gaat.
    • Ondertekend op: de datum en het tijdstip, tot op de seconde.
    • Methode: hoe er is ondertekend.
    • IP-adres: het adres van waaraf is ondertekend.
    • Browser: het programma waarmee is ondertekend.
    • Tekstversie: welke versie van de bewijstekst gold op dat moment.
    • Bewijsregel op het document: de zin die onder aan het formulier staat, met daarin de verklaring van de ondertekenaar.

    Onderaan staat de knop Formulier downloaden. Daarmee haalt u het ondertekende formulier op.

    Het zoekblok met daaronder het resultaat. In twee kolommen staan de acht regels: Registratienummer, Formulier, Ondertekend op, Methode, IP-adres, Browser, Tekstversie en Bewijsregel op het document. Rechtsonder staat de blauwe knop Formulier downloaden.
    Afbeelding 4. Het resultaat na het zoeken op een registratienummer.

    Vindt het nummer niets?

    Dan leest u Geen registratie gevonden met dit nummer. Controleer of u het nummer goed heeft overgenomen. U vindt alleen registraties van uw eigen kantoor.

  5. Kies een dag in de kalender

    Onder het zoekblok staat Kies een dag met de uitleg Alleen dagen met berichten zijn klikbaar. Daaronder staat de kalender van de maand die u bekijkt. De kolommen lopen van ZO tot en met ZA.

    Op een dag met berichten staat een getal. Dat getal is het aantal berichten van die dag. Daaronder staat het woord Openen. Klik op die dag.

    Dagen zonder berichten zijn grijs. Op die dagen kunt u niet klikken.
    De maandkalender onder de kop Kies een dag, met zeven kolommen van ZO tot en met ZA. Vier dagen zijn wit met een vet dagnummer, rechtsboven een blauw bolletje met het aantal berichten en daaronder het woord Openen. Alle andere dagen zijn grijs en niet aanklikbaar.
    Afbeelding 5. De maandkalender met een dag met berichten en een grijze dag zonder berichten.

  6. Bekijk de berichten van die dag

    De kalender maakt plaats voor de berichten van de gekozen dag. Bovenaan komt een derde teller bij, Geselecteerde dag, met daarnaast het aantal berichten en het aantal bijlagen.

    Onder de datum staat de zin Hieronder ziet u alle berichten van deze dag. Per bericht ziet u de soort inzending, het tijdstip en de naam van de afzender.

    Per bericht staan er drie knoppen.

    • Formulier downloaden: haalt het formulier zelf op.
    • Bijlage downloaden: haalt een meegestuurd bestand op. Daarbij staan de bestandsnaam en de grootte.
    • De prullenbak rechts: verwijdert het bericht.
    Het archiefscherm nadat een dag is geopend. Bovenaan staan nu drie tellers, met rechts de knop Terug naar kalender. Onder het zoekblok staat de datum met daaronder het bericht: de soort inzending, het tijdstip, de naam van de afzender, de knop Formulier downloaden en een prullenbak. Daaronder de bijlage met bestandsnaam, grootte en de knop Bijlage downloaden.
    Afbeelding 6. De berichten van een geopende dag met de downloadknoppen.

    Let op

    Verwijderen is mogelijk niet ongedaan te maken. Wilt u het bericht bewaren? Download het formulier en de bijlage dan eerst.

  7. Ga terug naar de kalender

    Rechtsboven staat de knop Terug naar kalender. Klik daarop.

    De maandkalender komt terug en u kunt een andere dag kiezen.

Resultaat

U weet nu hoe u het archief gebruikt. U bladert per maand en u opent een dag met berichten. Zo vindt u oudere inzendingen terug en downloadt u het formulier met de bijlagen. En met een registratienummer ziet u wanneer en hoe een klant heeft ondertekend.

Goed om te weten

Waar staat het registratienummer?

Het registratienummer staat onder aan een ondertekend formulier. Het bestaat uit vier delen van vier tekens, met koppeltekens ertussen. Een voorbeeld is ABCD-1234-EF56-7890.

Bewaar het bewijs van ondertekenen

Waarvoor dit nuttig is

Twijfelt een klant later of hij het formulier heeft getekend? Zoek dan het registratienummer op. U ziet dan wanneer en hoe de klant heeft ondertekend. Zo voert u dat gesprek met feiten.

Het archief en de startpagina

Tip

Op de startpagina staat onder de lijst de link Alle berichten in het archief. Daarmee komt u met één klik in dit scherm.

Hoe lang blijven berichten staan?

Berichten blijven een jaar in het archief staan. Daarna ruimt AS Support ze op. Wilt u een bericht langer houden? Download het formulier en de bijlagen dan op tijd en bewaar ze in uw eigen dossier.

Tip

U hoeft niet te wachten tot dat jaar om is. Ruim berichten die u niet meer nodig heeft zelf op. Dat scheelt opslagruimte, en dus kosten.

Gerelateerde onderwerpen