Nieuwsbriefrelaties

Wat staat er op dit scherm?

Op dit scherm beheert u uw ontvangers. Het scherm heet Relaties. U opent dit scherm rechtstreeks in het Beveiligde Dashboard. Onder de titel staat de zin Beheer, importeer en exporteer uw nieuwsbrief relaties.

Rechts bovenin staan drie tellers: Totaal, Actief en Groepen. Totaal is het aantal relaties in uw bestand. Actief is het deel daarvan waarvan het e-mailadres nog werkt. Het verschil tussen die twee zijn relaties waarvan post terugkwam of die u heeft uitgeschakeld. Zij blijven in uw bestand staan, maar krijgen geen nieuwsbrief meer.

Let op: Actief is niet hetzelfde als het aantal mensen dat uw volgende nieuwsbrief krijgt. Hoe dat zit, leest u bij Waarom krijgen niet al mijn relaties de nieuwsbrief?

In de tabel staat per relatie ook de kolom Aangemeld via. Daar ziet u waar een relatie vandaan komt.

Het scherm heeft drie tabbladen.

• Relaties: de lijst met alle ontvangers.
• Importeren: relaties in één keer inlezen uit Excel of Google Sheets.
• Nieuwsgroepen: de groepen waarin u uw relaties verdeelt.

Voordat u begint

Stappenplan

1. Open het scherm

   Klik in het menu op Nieuwsbrieven en daarna op Nieuwsbriefrelaties.

   Het tabblad Relaties staat open. Daaronder leest u hoeveel relaties er zijn gevonden.

   

2. Zoek een relatie

   Typ in het veld Zoeken een naam, een e-mailadres of een bedrijfsnaam. Klik daarna op Zoeken.

   U kunt ook zoeken op de status van een relatie en op de manier waarop iemand is aangemeld. Typ bijvoorbeeld Website om te zien wie zich via uw eigen site heeft aangemeld, of Import voor de relaties die uit een bestand komen.

   Zoekt u op e-mailadres? Typ het adres dan helemaal. Een deel van een adres, zoals alleen @gmail.com, geeft geen resultaat. Op naam en bedrijfsnaam kunt u wel op een deel zoeken.

   De tabel toont alleen nog de relaties die passen bij uw zoekterm. Met de knop Reset haalt u de zoekterm en de filters weer weg.

3. Filter op nieuwsgroep

   Onder de zoekbalk staat de knop Nieuwsgroepen. Klik erop en er klapt een lijst uit met al uw groepen. De lijst is verdeeld in Standaard nieuwsgroepen van het platform en Eigen nieuwsgroepen die u zelf heeft gemaakt. Achter elke groep staat hoeveel relaties erin zitten.

   Heeft u veel groepen? Typ dan een woord in het veld Zoek een nieuwsgroep. Met de knoppen Standaard en Eigen laat u maar één soort zien.

   Vink de groepen aan die u wilt zien en klik daarna op Klaar. Wilt u juist de relaties zien die nog in geen enkele groep zitten? Klik dan op Zonder nieuwsgroep.

   Onder de knoppen verschijnt de balk Actief filter met de groepen waarop u nu filtert. Klik op het kruisje achter een groep om die uit het filter te halen, of op Alles wissen om het hele filter weg te halen. De lijst past zich meteen aan.

   

   Staan er twee groepen in de lijst die bijna hetzelfde heten? Dan ziet u bij de tweede de melding Lijkt op met de naam van de andere groep. Zo groeien er geen dubbele groepen in uw bestand zonder dat u het merkt.

4. Voeg een relatie toe

   Klik rechts bovenin op + Relatie. Er schuift een venster open met de kop Nieuwe relatie.

   Vul de gegevens in. Het venster heeft vijf onderdelen.

   • Type relatie: een particulier of een bedrijf.
   • Naam: de naamgegevens van de relatie.
   • Contactgegevens: onder andere het e-mailadres.
   • Nieuwsgroepen: de groepen waarin deze relatie komt.
   • Extra gegevens: eigen velden die u zelf gebruikt.
   Klik op Opslaan. De relatie komt in de tabel te staan. Met Annuleren sluit u het venster zonder iets te bewaren.

5. Bewerk of verwijder een relatie

   Klik in de tabel in de kolom Acties op het potlood om de gegevens aan te passen. Klik op de prullenbak om de relatie te verwijderen.

   Bij verwijderen komt er eerst een venster met de kop Relatie verwijderen en de vraag of u zeker weet dat u wilt verwijderen. Klik op Annuleren of op Verwijderen.

6. Maak een nieuwsgroep aan

   Klik op het tabblad Nieuwsgroepen. Klik daarna bij Eigen nieuwsgroepen op + Nieuwsgroep.

   Vul een naam in bij Nieuwsgroepnaam. Wilt u dat mensen zich via uw website voor deze groep kunnen aanmelden? Zet dan het vinkje Openbare nieuwsgroep aan. Klik daarna op Toevoegen.

   De groep komt in de lijst te staan met het aantal relaties erin en het label Publiek of Privé.

   

7. Zet standaard nieuwsgroepen aan of uit

   Rechts op het tabblad Nieuwsgroepen staat het blok Standaard nieuwsgroepen. Dat zijn groepen die AS Support voor elk kantoor klaarzet. Bij de oplevering staan ze alle vier aan.

   Klik op Beheren. Er opent een venster met de uitleg dat u selecteert welke standaard nieuwsgroepen u wilt activeren. Daaronder staan vier groepen met een vinkje.

   • Algemeen financieel nieuws
   • Hypotheeknieuws
   • Verzekeringsnieuws
   • Zakelijk nieuws

   Zet uit wat u niet gebruikt en klik op Opslaan. Wilt u niets wijzigen, klik dan op Annuleren.

   Een groep die u uitzet, verdwijnt uit uw lijsten. Hij staat dan ook niet meer in het voorkeurenscherm dat uw ontvanger krijgt als hij onderaan de nieuwsbrief op de afmeldlink klikt.

   

   Wat Algemeen financieel nieuws extra doet

   In het venster staat het erbij: die groep wordt gebruikt voor de maandelijkse automatische nieuwsbrief. Zet u hem uit, dan gaat die nieuwsbrief niet meer naar deze groep.

   Neemt uw kantoor die maandelijkse nieuwsbrief niet af, dan kunt u de groep gewoon uitzetten. U raakt er dan niets mee kwijt.

8. Importeer relaties uit Excel

   Klik op het tabblad Importeren. Het onderdeel Excel importeren staat open. Links leest u de uitleg onder de kop Hoe werkt het importeren?

   Twee dingen om te controleren voordat u uw bestand kiest

   Uw relaties moeten op het eerste tabblad staan. Alleen dat tabblad wordt gelezen. Staan uw relaties op het tweede of derde tabblad, dan vindt het Beveiligde Dashboard ze niet en importeert het niets.

   Verborgen rijen worden gewoon meegenomen. Een rij die u in Excel onzichtbaar heeft gemaakt, telt bij het importeren gewoon mee. Wilt u bepaalde mensen echt niet in uw nieuwsbriefbestand hebben, verwijder die rijen dan uit uw Excel voordat u het bestand kiest. Verbergen is niet genoeg.

   Kies eerst bij Type relaties tussen Particulieren en Bedrijven. Klik daarna op het vlak Klik om een .xlsx bestand te selecteren en kies uw bestand.

   Het scherm gaat naar Kolommapping. Daar koppelt u elke kolom uit uw bestand aan een veld. Het Beveiligde Dashboard doet een eerste voorstel.

   

9. Controleer en start de import

   Kies onder Koppelen aan nieuwsgroepen de groepen waarin de nieuwe relaties komen. Klik daarna op Preview om een voorbeeld te zien.

   Er opent een venster met de kop Importpreview en het label max. 250 relaties. Blader met Vorige en Volgende en sluit het venster met Sluiten.

   Klopt alles? Klik dan op Relaties importeren, of op Bedrijven importeren als u bedrijven inleest.

   Een import vult uw bestand aan. Adressen die al bestaan worden bijgewerkt, nieuwe adressen komen erbij. Relaties die niet in uw nieuwe bestand staan, worden niet verwijderd. Uw bestand kan daardoor meer relaties bevatten dan het bestand dat u net heeft ingelezen.

   Er komt eerst een venster met de kop Import starten. Daarin staat aan hoeveel nieuwsgroepen de relaties worden gekoppeld en dat bestaande relaties worden bijgewerkt. Klik op Import starten om door te gaan.
   U ziet de voortgang onder de kop De relaties worden verwerkt. Als alles goed is gegaan, leest u De import is afgerond. en Alles is goed verwerkt.

10. Exporteer uw relaties

    Klik rechts bovenin op Export Excel.

    Tijdens het maken van het bestand staat er Exporteren… op de knop. Daarna slaat uw browser het Excelbestand op. De knop werkt niet als er nog geen relaties zijn.

    In het bestand staat elke relatie met naam, e-mailadres, status en per nieuwsgroep of de relatie daarin zit. Ook staat erin wanneer een relatie is toegevoegd en wanneer die voor het laatst is bijgewerkt. Sorteert u in Excel op de kolom Gemaakt op, dan ziet u meteen welke relaties er al stonden voordat u uw laatste bestand inlas.

    De export bevat altijd al uw relaties, ook als het er duizenden zijn. Bij een groot bestand duurt het even voordat de download begint.

Resultaat

Uw relaties staan in het Beveiligde Dashboard en zijn verdeeld over nieuwsgroepen. Daarmee kunt u bij het maken van een nieuwsbrief kiezen wie hem krijgt.

Goed om te weten

Wat ziet uw ontvanger bij afmelden?

Eigen groepen en standaardgroepen

Wat betekent de kolom Status?

In de kolom Status staat of een relatie uw nieuwsbrief nog ontvangt. Staat er Actief, dan gaat de nieuwsbrief gewoon naar deze relatie. Ontvangers die zijn uitgeschakeld, tellen niet mee bij de teller Actief bovenaan het scherm.

Waar komt een relatie vandaan?

In de kolom Aangemeld via ziet u hoe een relatie in uw bestand is gekomen.

• Website: de persoon heeft zich zelf aangemeld via het aanmeldformulier op uw website.
• Import: de relatie komt uit een bestand dat u heeft ingelezen.
• Handmatig: u heeft de relatie zelf toegevoegd op dit scherm.
• API: de relatie komt uit een koppeling met een ander systeem.

Herkent u relaties niet? Zoek dan op Website. Dat zijn mensen die zich zelf hebben aangemeld. Zij horen op uw lijst en u kunt ze beter laten staan.

Waarom krijgen niet al mijn relaties de nieuwsbrief?

Het aantal bij Totaal is bijna altijd hoger dan het aantal nieuwsbrieven dat wordt verstuurd. Dat is normaal. Een nieuwsbrief gaat namelijk alleen naar relaties die aan alle drie deze voorwaarden voldoen.

• Het e-mailadres werkt nog. In de kolom Status staat Actief.
• De relatie zit in een nieuwsgroep die aan díe nieuwsbrief is gekoppeld. Staat er een streepje in de kolom Nieuwsgroepen, dan krijgt deze relatie geen enkele nieuwsbrief.
• Staat hetzelfde e-mailadres meerdere keren in uw bestand, dan ontvangt die persoon de nieuwsbrief één keer.

Wilt u weten wie er buiten de boot valt? Klik onder de zoekbalk op Zonder nieuwsgroep. U ziet dan de relaties die in geen enkele nieuwsgroep zitten.

Kijkt u bij Statistieken, dan ziet u nog een ander getal: het aantal nieuwsbrieven dat is afgeleverd. Dat gaat over één verzonden nieuwsbrief en niet over uw hele bestand. Staat daar bijvoorbeeld 100%, dan zijn alle verstuurde berichten aangekomen.

Alle relaties verwijderen

Gerelateerde onderwerpen

• Hoofdstuk 5.1. Nieuwe nieuwsbrief
• Hoofdstuk 5.5. Aanmeldformulier (website)
• Terug naar hoofdstuk 5